CÁC HÌNH THỨC SỔ KẾ TOÁN ÁP DỤNG TRONG DOANH NGHIỆP

Các hình thức kế toán áp dụng
Tuỳ theo quy mô, loại hình và ðiều kiện hoạt ðộng mà các doanh nghiệp lựa chọn cho mình một hình thức sổ kế toán phù hợp. Các doanh nghiệp có thể chọn một trong bốn hình thức sau ðể áp dụng trong công tác kế toán:
- Hình thức Nhật ký chung
- Hình thức Nhật ký - sổ cái
- Hình thức Nhật ký - chứng từ
- Hình thức chứng từ ghi sổ
1. Hình thức nhật ký chung
éặc trýng cừ bản của hình thức sổ này là tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ðều ðýợc phản ánh theo trình tự thời gian vào sổ Nhật ký chung. Sau ðó, lấy số liệu trên sổ Nhật ký chung ðể ghi vào sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Hình thức Nhật ký chung bao gồm các loại sổ:
Sổ Nhật ký chung : Là sổ kế toán tổng hợp dùng ðể ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trình tự thời gian. Bên cạnh ðó thực hiện việc phản ánh theo mối quan hệ ðối ứng tài khoản ðể phục vụ việc ghi Sổ Cái.
Tuy nhiên trong trýờng hợp một hoặc một số ðối týợng kế toán có số lýợng phát sinh lớn, ðể giảm bớt khối lýợng ghi Sổ Cái, ðừn vị có thể mở sổ Nhật ký ðặc biệt ðể ghi riêng các nghiệp vụ phát sinh liên quan ðến các ðối týợng kế toán ðó. Các sổ Nhật ký ðặc biệt là một phần của sổ Nhật ký chung. Song ðể tránh sự trùng lặp các nghiệp vụ ðó ghi trên các sổ nhật ký ðặc biệt thì không ghi vào sổ Nhật ký chung.
Sổ Cái : Là sổ kế toán tổng hợp dùng ðể ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh niên ðộ kế toán theo tài khoản kế toán ðýợc quy ðịnh trong hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Mỗi tài khoản ðýợc mở một hoặc một số trang liên tiếp trên sổ cái ðể ghi chép trong một niên ðộ kế toán.
Các sổ, thẻ kế toán chi tiết : Các sổ, thẻ kế toán chi tiết dùng ðể ghi chép các ðối týợng kế toán cần phải theo dõi chi tiết nhằm phục vụ yêu cầu tính toán tổng hợp, phân tích và kiểm tra mà các sổ kế toán tổng hợp không thể ðáp ứng ðýợc.
Trong kế toán tiền lýừng, hàng ngày cón cứ vào các chứng từ gốc, bảng tính lýừng và BHXH, bảng thanh toán lýừng, kế toán phản ánh lần lýợt các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ nhật ký chung sau ðó ghi vào sổ cái các TK 334, 338. Nếu ðừn vị mở sổ kế toán chi tiết thì ðồng thời ghi vào sổ kế toán chi tiết liên quan. Cuối kỳ, cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân ðối sổ phát sinh, sau khi kiểm tra ðối chiếu khớp số liệu trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết, kế toán lập báo cáo tài chính.
2. Hình thức nhật ký - sổ cái
éặc trýng cừ bản của hình thức Nhật ký - Sổ cái : Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ðýợc kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ cái.
Cón cứ ðể ghi vào Nhật ký - Sổ cái là các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, mỗi chứng từ ghi vào một dòng ðồng thời ở cả hai phần : phần Nhật ký và phần Sổ cái. Số liệu ghi trên Nhật ký - Sổ cái dùng ðể lập báo cáo tài chính kế toán lýừng cón cứ chứng từ gốc ðể ghi vào Nhật ký - Sổ cái trên các TK 334, 338, 111, 112, 642.
éối với sổ kế toán chi tiết, kế toán tiền lýừng và các khoản trích theo lýừng có thể ðýợc theo dõi trên : sổ chi tiết thanh toán, sổ ghi chi phí sản xuất kinh doanh.
3.Hình thức nhật ký chứng từ (NKCT)
Nhật ký - chứng từ : Là sổ kế toán tổng hợp ðể phản ánh toàn bộ nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo vế có của các tài khoản. Một Nhật ký - chứng từ có thể mở cho một tài khoản hoặc có thể mở cho một số tài khoản có nội dung kinh tế giống nhau có quan hệ ðối ứng mật thiết với nhau.
Cón cứ ðể ghi chép các NKCT là chứng từ gốc, số liệu của các sổ kế toán chi tiết, của bảng kê và bảng phân bổ.
NKCT phải mở từng tháng một, hết mỗi tháng phải khoá sổ NKCT cũ và mở NKCT mới cho tháng sau. Mỗi lần khoá sổ cũ, mở sổ mới phải chuyển toàn bộ số dý cần thiết từ NKCT cũ sang NKCT mới tuỳ theo yêu cầu cụ thể của từng tài khoản.
- Sổ Cái : Là sổ kế toán tổng hợp mở cho cả nóm, mỗi tờ sổ dùng cho một tài khoản trong ðó phản ánh phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dý cuối tháng hoặc cuối quý. Số phát sinh có của tài khoản ðýợc phản ánh trên sổ cái theo tổng số lấy từ NKCT ghi Có tài khoản ðó, số phát sinh Nợ ðýợc phản ánh chi tiết theo từng tài khoản ðối ứng Có lấy từ các NKCT có liên quan. Sổ Cái chỉ ghi một lần vào ngày cuối tháng hoặc cuối quý sau khi ðó khoá sổ và kiểm tra, ðối chứng số liệu trên các NKCT.
- Bảng kê : éýợc sử dụng cho một số ðối týợng cần bổ sung chi tiết. Trên cừ sở số liệu phản ánh ở bảng kê, cuối tháng ghi vào NKCT có liên quan.
- Bảng phân bổ : sử dụng với những khoản chi phí phát sinh thýờng xuyên có liên quan ðến nhiều ðối týợng cần phân bổ ( tiền lýừng, vật liệu, khấu hao TSCé). Các chứng từ gốc trýớc hết tập trung vào bảng phân bổ chuyển vào các bảng và NKCT liên quan.
- Sổ chi tiết : dùng ðể theo dõi các ðối týợng hạch toan chi tiết.
Trong hình thức NKCT những nghiệp vụ kinh tế liên quan ðến bên Có TK 334, 338, ( 3382, 3383, 3384) ðýợc phản ánh ở phần I, phần II, Nhật ký chứng từ số 7, chi phí sản xuất kinh doanh theo yếu tố ghi có TK 334, 338 (chi tiết phần BHXH, BHYT, KPCé).
Kế toán cón cứ vào các chứng từ gốc, lập bảng phân bổ số 1 ( bảng phân bổ tiền lýừng và các khoản trích theo lýừng) lấy số liệu ghi vào bảng kê số 4 và NKCT số 7.
Cuối tháng lấy số liệu ghi vào sổ cái TK 334, 338. Những nghiệp vụ liên quan ðến bên Nợ của TK 334 thýờng là thanh toán tiền lýừng cho CNV thì số tiền ðó trả ðýợc phản ánh trên NKCT số 1
Ngoài ra kế toán còn sử dụng bảng kê số 6 ( tập hợp chi phí phải trả TK 335).
4. Hình thức chứng từ - ghi sổ
éặc trýng cừ bản của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ : Cón cứ trực tiếp ðể ghi sổ kế toán tổng hợp là các ( chứng từ ghi sổ ). Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm :
- Ghi theo trình tự thời gian trên sổ éóng ký chứng từ ghi sổ.
- Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái.
Chứng từ ghi sổ ðýợc lập trên cừ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.
Chứng từ ghi sổ ðýợc ðánh liên tục trong từng tháng hoặc cả nóm ( theo số thứ tự trong ðóng ký chứng từ ghi sổ) và có chứng từ gốc kèm theo, phải ðýợc kế toán trýởng duyệt trýớc khi ghi sổ kế toán.
Hình thức Chứng từ ghi sổ gồm :
- Sổ éóng ký chứng ghi sổ : Là sổ kế toán tổng hợp dùng ðể ghi chép các nghiệp vụ kế toán phát sinh theo trình tự thời gian. Sổ này dùng ðể ðóng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ, vừa ðể kiểm tra ðối chiếu số liệu với bảng cân ðối số phát sinh.
- Sổ Cái : Là sổ kế toán tổng hợp dùng ðể ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản được quy định trong chế độ tài khoản kế toán cho doanh nghiệp.
- Sổ, thẻ kế toán chi tiết : Là sổ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng kế toán riêng biệt.
5. Kế toán tiền lương trong điều kiện áp dụng tin học
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm kế toán khác nhau như: Sas, Cads, Fast, Misa, Effect... Việc áp dụng tin học vào giúp cho kế toán không còn phải thực hiện một cách thủ công một số khâu công việc mà nó còn cho phép cung cấp thông tin một cách nhanh chóng với độ chính xác cao thông qua tính năng ưu việt của máy tính và kỹ thuật tin học.
Việc tính lương thường được thực hiện ở thời điểm cuối tháng khi đã có kết quả hoặc thời gian lao động của người lao động. Tuỳ thuộc vào từng bộ phận trong doanh nghiệp và ở từng doanh nghiệp thì hình thức trả lương theo thời gian hoặc theo sản phẩm đều có thể thực hiện được tính lương tự động trên máy tính theo các phần mềm kế toán. Với một phần mềm kế toán thì tính lương, các khoản trích theo lương đều có thể thực hiện được một cách tự động
Việc tính lương tự động đối với phần mềm kế toán được thực hiện trên bảng tính lương. Bảng tính lương có khả năng tự động hoá cao, người sử dụng chỉ cần nhập một lượng thông tin tối thiểu, phần còn lại chương trình sẽ tự động thực hiện theo cơ chế đã được định sẵn.
Đồng thời với việc tính lương, chương trình sẽ tự động sinh ra các bút toán phản ánh chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương theo từng bộ phận

Nhận báo cáo thực tập kế toán.

Ms. Hà – 0973.887.643

Mail: duonghakt68@gmail.com